Als je een webinar wilt organiseren, vraag je een belangrijke investering van je kijkers: hun tijd. Daar moet je serieus mee om gaan. Een professionele dagvoorzitter, host of moderator helpt je hierbij. De moderator opent het programma, zorgt voor de juiste tone-of-voice, houd de tijd en het tempo van het programma in de hand en zorgt dat de sprekers het best tot hun recht komen – of dat is via een keynote of een interview.

Wie zoek vindt op het internet legio professionele dagvoorzitters, sprekers en moderators. Welke past het beste bij jouw evenement? Belangrijk is om te kijken of een host inhoudelijk aansluit bij de inhoud van je evenement. Sommige dagvoorzitters hebben meer affiniteit met beleid of duurzaamheid, anderen op finance of IT. Remy Gieling is gespecialiseerd op het snijvlak van business, technologie en innovatie.

Daarnaast is het belangrijk dat een dagvoorzitter betrokken is bij de organisatie en dat je samen een klik hebt. Dan komt het programma het beste tot zijn recht.

Het boeken van de juiste host klinkt ingewikkeld, maar dat valt in de praktijk best mee. Je neemt contact op voor een vrijblijvende kennismaking. Je kijkt of er een match is en of de data in beide agenda’s passen. Op basis van het programma, inhoud en voorbereiding wordt er een vrijblijvende offerte uitgebracht. Mocht het qua budget dan toch niet matchen ga je op zoek naar een volgende optie. Remy Gieling stelt zijn netwerk in dat geval graag ter beschikking om mee te denken over een eventuele vervanger.

Voor velen is het in grote lijnen wel duidelijk wat de taken van een host inhouden tijdens een online seminar. Maar de specifieke functieomschrijving wil per bedrijf nog weleens verschillen. Daarom is het handig om te weten wat de richtlijnen zijn. Een ervaren moderator zal:

– De deelnemers verwelkomen. – De agenda voor de online seminar uitlijnen. – Relevante informatie dleen bespreken. – Sprekers introduceren en afkondigen. – Rondetafelgesprekken leiden. – Vragen vanuit de deelnemers voorleggen aan de juiste spreker – Onverwachte IT-problemen managen. – De online seminar netjes en professioneel afsluiten.

Vaak is er bovendien een side-kick vanuit de organisatie die deelneemt als tafelgast en/of de chat in de gaten houdt.

Soms kan het inhuren van een professionele host een beetje aanvoelen als ronddwalen in een doolhof. Nieuw jargon of voorwaarden en clausules kunnen een beetje overweldigend zijn wanneer je een bureau binnenstapt of met een agent van een spreker te maken krijgt. Er zijn zelfs organisaties die proberen een gratis moderator te vinden omdat hun online seminar een non-profit en filantropisch karakter hebben. De stelling hierachter is vaak dat de host zijn tijd dan kan doneren en gratis reclame voor zichzelf om naar aanleiding daarvan betaalde projecten binnen slepen via de deelnemers van de online seminar. Het is goed om te weten dat sprekers deze aanbiedingen dan ook bij de vleet krijgen en vaak stapels brieven of mails hierover ontvangen. Als jouw verzoek daar ook tussen beland is de kans heel klein dat het gehonoreerd zal worden. Het is daarom belangrijk voor organisaties om een budget vast te stellen en daarna op zoek te gaan naar de juiste host voor hun conferentie of training. Afhankelijk van de agenda en bekendheid van de dagvoorzitter kan je rekening houden met 1500 tot 4500 per webinar. Wil je een BN’er als dagvoorzitter dan gaan prijzen zelfs tot 12.000 per dag.

Moet je voor een webinar een professionele webinar studio afhuren, laten opbouwen op locatie of kan het ook vanuit huis? Hoewel het qua uitstraling beter is om een studio te huren, komt dit qua budget niet altijd uit. Het verschilt per moderator of dagvoorzitter of ze een thuis studio hebben. Remy Gieling heeft een professionele thuisstudio waaruit webinars gehost kunnen worden.

Een professionele host is van absolute meerwaarde voor ieder webinar en verdient de investering terug in de professionele uitstraling naar de deelnemers thuis. Wij zijn erg benieuwd naar jouw specifieke wensen en denken graag mee over de beste invulling van het programma.

Kortom, neem vandaag nog contact op voor een korte digitale kennismaking of vrijblijvende offerte.