Een gezellige en inspirerende virtuele borrel organiseren, met een beetje moeite en vernuft is het goed mogelijk. Of het gaat om een digitale bijeenkomst voor Kerst, nieuwjaar of een andere gelegenheid: lees hoe je op afstand alsnog een feestelijke online event kunt organiseren waarmee je klanten en medewerkers beloont.
Genieten van een virtuele borrel tijdens een online bijeenkomst
Houdt het Coronavirus je even thuis? Zou je wel weer een gezellig willen bijkletsen met collega’s? Wil je klanten bedanken voor de fijne samenwerking? Verlies de moed niet. Ook op afstand kun je een gezellige online event organiseren met vrienden en familie, rustig binnen je vier muren. Er is slechts een minimum aan organisatie nodig. Want dat iedereen als gevolg van een gedeeltelijke of totale lockdown thuis blijft, betekent niet automatisch dat je je niet dicht bij de mensen kunt voelen die je dierbaar zijn. Klik je mailbox weg, download het online platform van je keuze, kies de juiste ingrediënten voor je cocktail en geniet van een online bijeenkomst met iedereen die je zakelijk dierbaar is.
Online event is perfect voor een jaarafsluiting
Videoconferenties zijn in veel opzichten een uitstekend alternatief geweest als het gaat om online werving, virtuele bestuursvergaderingen en verkooppresentaties op afstand. De webinar is intussen ook haast niet meer weg te denken als het gaat om virtuele trainingen, seminars en een hele reeks andere dingen. Maar ook als het gaat om een feest, is een webinar of videoconferentie een ideale manier om met collega’s een virtuele borrel te drinken om het haast afgelopen jaar goed af te sluiten. Neem even de tijd voor jezelf en ga op zoek naar de juiste plek. Het terras, de tuin, de keuken kunnen geschikt zijn voor je online event tijdens Kerst, Oudjaar of Nieuwjaar. Zorg er nu alvast voor dat je de juiste verlichting hebt, zodat collega’s je tijdens de online reünie duidelijk kunnen zien.
Stel de doelen van je online bijeenkomst vast
Wil je je team in de schijnwerpers zetten en hun prestaties erkennen? Klanten in het zonnetje zetten? Het jaar beginnen of afsluiten met bekende gezichten? Zodra je het thema van je feest hebt bepaald, zullen andere details haast vanzelf op hun plaats vallen. Als het een team bijeenkomst is, maak van tevoren een video met hoogtepunten waarin de gebeurtenissen van het jaar worden beschreven en wie wat heeft gedaan. Voeg foto’s van medewerkers toe en neem contact op met mensen die mogelijk geïnteresseerd zijn in een introductie of een toespraak. Til het naar een hoger niveau en verstuur vooraf cocktail- of mocktail-pakketten zodat je op de dag van het online event een barman kunt vragen om een cocktailsessie te leiden. Als het een eindejaarsfeest is, kun je iedereen vragen om een specifieke virtuele teambuildingactiviteit te kiezen.
Bepaal een thema voor je online bijeenkomst
Een virtuele borrel kan een goed excuus zijn om de verwaarlozing van het ‘huisarrest’ tijdens het Corornavirus van je af te schudden. Kies een afbeelding of kleurenschema om in alle touchpoints van je feest te gebruiken, zoals de uitnodigingen, de registratiepagina, een achtergrondafbeelding en de vergaderomgeving zelf, zoals de gebruikersinterface. Je kunt nog een stapje verder gaan en een aangepaste audiobegroeting of aangepaste wachtmuziek toevoegen. Gebruik een vuurwerkafbeelding, een winterlandschap of een sneeuwvlok. Misschien is het ook een leuk idee om een foto van de meeting van vorig jaar te laten zien. Een platform die dit allemaal goed verzorgt is het Nederlandse Squares.
Kies de technologie voor je online event
Kies het liefst iets dat ook tekstchat, galerij- en presentatorweergave omvat, en een gemakkelijke manier om bestanden te verzenden en ontvangen via het delen van bestanden en documenten of een online whiteboard. Het allerbelangrijkste is dat je een virtuele plek vindt waar iedereen zichzelf kan zijn. De verschillende videoplatforms kunnen niet alleen worden gebruikt voor een zakelijke bijeenkomst of webinar, maar zijn vandaag de dag ook geschikt voor een online date met vrienden. Skype, Microsoft Teams, Google Meet of Zoom, wie een betaald account heeft kan voldoende mensen laten inbellen om mee te doen.
Wees creatief bij het organiseren van je online bijeenkomst
Misschien is dit de eerste keer dat jij en je kantoor een virtueel feest plannen. Onthoud dat het erom gaat dat iedereen zich betrokken voelt en plezier heeft. Om dit te doen, komt creativiteit bij kijken. Misschien plan je een diner, wat betekent dat je manieren moet vinden om het ook echt op een diner te laten lijken, maar dan virtueel. Stuur een maaltijdpakket en huur een kok in om iedereen stap voor stap door een eenvoudige maaltijd te loodsen. Of geef een feest waarbij je team wordt begeleid bij enkele activiteiten. Als er artikelen nodig zijn voor het bedrijf, zorg dan dat je de adressen bij de hand hebt en verzend ze zo snel mogelijk. Door vooruit te plannen, weet je hoe je je moet voorbereiden. Overweeg wie als digitale dagvoorzitter zal optreden en welke activiteiten er zullen plaatsvinden.
Activiteiten en break-outs
Een ding om te vermijden tijdens een digitale borrel zijn lange speeches. Mensen zitten achter hun laptop, tablet of telefoon waardoor het moeilijk is de aandacht lang vast te houden. Zorg voor zoveel mogelijk afwisseling en interactie. Er zijn immers een tal van activiteiten die je kunt verzinnen. Denk aan:
- Een virtuele escaperoom voor teambuilding
- Een muzikaal optreden
- Een inspiratiesessie over technologie en innovatie
- Een digitale kennisquiz voor de organisatie
- Een illusionist
- Een bedrijfsvideo (zoals deze van de opening van het nieuwe pand van AFAS)
Kijk of je grotere groepen een gezamenlijke opdracht kunt geven in kleinere break-out sessies bijvoorbeeld om na te denken over doelstellingen voor het komend jaar of hoe het bedrijf kan verduurzamen. Je kunt hierna één iemand van de groep de ideeën of bevindingen (in maximaal 1-2 minuten) laten presenteren aan de organisatie.
Lees ook: De grote kennisquiz voor jouw online bedrijfsborrel
Verbinding is de sleutel
Een van de realiteiten van een virtueel feest is dat er minder individuele gesprekken zijn. Met iedereen in dezelfde vergaderruimte is de kans veel kleiner dat je je terugtrekt om met een kleinere groep of individu te spreken. Splits op een bepaald moment tijdens het feest in kleinere groepen om games te spelen zoals kerstquizcharades of karaoke. Zorg ervoor dat elke activiteit een redelijke hoeveelheid tijd heeft om pauzes mogelijk te maken en betrokkenheid aan te moedigen. Plan van tevoren een leuke en vlotte online vergadering door het evenement te laten proefdraaien voordat het daadwerkelijk plaatsvindt. Kijk waar de knelpunten zitten, hoe lang elke taak duurt en kijk of je bij bepaalde onderdelen hulp nodig hebt. Oefening baart kunst. Zorg ervoor dat elke activiteit een redelijke hoeveelheid tijd heeft om pauzes mogelijk te maken en betrokkenheid aan te moedigen. Een spreadsheet is een goed hulpmiddel om je te helpen georganiseerd te blijven.
Overweeg een studio
Hoewel je een digitale bedrijfsborrel vanuit je thuiskantoor kunt presenteren, biedt een professionele studio veel meerwaarde. Doordat de regie zal schakelen vanuit meerdere camera’s, is het beeld voor de toeschouwers afwisselend waardoor de aandacht makkelijker vastgehouden kan worden. De studio kan bovendien worden aangekleed in een feestelijke sfeer en voorzien worden van bedrijfslogo’s waardoor het meer als een bedrijfsfeest aanvoelt.
Lees ook: 5 centraal gelegen webinar studio’s voor ieder budget
Virtuele borrel als de groep klein is
Organiseer je een gezellige online bijeenkomst met vrienden, bedenk dan dat hoe kleiner de groep is, hoe beter. Bedenk hoe het zou zijn als je ongeveer 20 tot 25 mensen op je scherm moet zien aan te sluiten. Hoe beheersbaar dat is, hangt natuurlijk af van wat voor soort bijeenkomst je houdt en wie allemaal meedoen. Soms is het beter om gewoon een kleine groep uit te nodigen om jezelf aan elke vriend te wijden en te genieten van je virtuele happy hour, zelfs als jullie allemaal in hun eigen huis zijn. Als je het rustig aan wilt doen, ga dan voor goedkopere maar makkelijke drankjes zoals gin-tonic of mojito, die goede alternatieven kunnen zijn voor beginnende drinkers. Je merkt het: een virtueel kerst- of Nieuwjaarsfeest kan een leuk en interactief evenement zijn. Met een goede planning, creativiteit en hulp van collega’s, vrienden, familieleden of leeftijdsgenoten kan iedereen nog steeds samenkomen om te vieren dat weer een jaar voorbij is.
