Het organiseren van een online event of webinar, in plaats van een fysieke ontmoeting op een congres, is de afgelopen jaren een stuk populairder geworden. Thuiswerken is, ook door de coronapandemie en de diverse lockdowns, steeds meer de norm aan het worden.
Als ondernemer of leidinggevende een online evenement organiseren, wordt daarom steeds belangrijker. Maar waar moet je eigenlijk op letten als je met collega’s, zakelijke relaties of met potentiële nieuwe klanten een online seminar in de steigers wilt zetten? In dit artikel lees je alles over belangrijke aandachtspunten om een webinar, webcast of online event tot een daverend succes te maken!
1. Bepaal welke online dienst je voor jouw webinar gaat gebruiken
In de eerste plaats is het belangrijk om een weloverwogen keuze te maken voor een geschikte app om een online seminar of een webcast te organiseren. Doorslaggevend bij de keuze voor een goede webseminar app, zoals Teams of Zoom, is wat het exacte doel is van de online event die op de planning staat. Cruciaal bij een online evenement houden, is dat er de mogelijkheid moet zijn voor een brede interactie. Is dat namelijk niet het geval, dan kun je net zo goed van tevoren een video opnemen, die op YouTube zetten en alle deelnemers de link sturen.
De keuze voor een bepaalde online video app voor een webinar is veder ook afhankelijk van de grootte van de groep. Wil je een online event voor enkele tientallen of voor meerdere honderden mensen organiseren? Voor kleine groepen volstaat een goede vergader app als Google Meet, Zoon of Microsfot teams Teams.
Wil je meerdere mensen – bijvoorbeeld 70 of wellicht 1500 personen – interactief laten meedoen aan jouw online meeting? Dan kun je als alternatief ook voor gespecialiseerde software kiezen om dit te organiseren. Een van de tools van Nederlandse bodem die hiervoor zeer geschikt is, heet Online Seminar. Een alternatief is om de livestream uit te zenden via Youtube of Vimeo. De keuze is aan jou. Er zijn in elk geval opties in overvloed.
2. Zorg voor een boeiende en aantrekkelijke content
Het risico van een online seminar of een webcast is dat de deelnemers, als een online evenement saai en langdradig is, vrij snel afhaken. Ze hoeven maar één keer op de muis te klikken wanneer ze jouw online event willen verlaten. Zorg er daarom voor dat je de webinar van het begin tot het eind aantrekkelijk houdt. Hiervoor is het cruciaal om al in een vroeg stadium te beginnen met nadenken over hoe je de online bijeenkomst in gaat vullen. Maak aan het begin van de online meeting bekend wat het doel is van de bijeenkomst en zorg dat dat doel na afloop ook daadwerkelijk is behaald. Zorg voor een aantrekkelijk en flitsend begin van het webseminar, zodat je de aanwezigen vanaf minuut één aan de webcast weet te ‘binden’.
Belangrijk is verder ook om de gasten en sprekers die je voor jouw online evenement wilt laten spreken, van tevoren duidelijke richtlijnen meegeeft over de inhoud en het doel van de digitale bijeenkomst. Informeer je hosts dus goed, zodat ze precies weten wat ze kunnen verwachten. Wil je dit echt goed doen? Ga dan ruim van tevoren met de gastsprekers om tafel zitten, individueel of als collectief, om goed door te spreken ho de online meeting ingevuld moet worden. Een groot voordeel van dit soort grondige voorbereidingen is dat je een hoop input en ideeën kunt opdoen en die kunt gebruiken om je webseminar nog strakker en sterke in elkaar te zetten. Twee of meer mensen weten natuurlijk altijd meer dan één persoon. Dus doe je voordeel met een of meer brainstormsessies voorafgaand aan de ‘echte’ webcast.
3. Garandeer dat er genoeg interactie is tussen de deelnemers
Een van de belangrijkste kenmerken van een goed, aantrekkelijk en effectief online seminar is dat er tijdens een online evenement genoeg ruimte moet zijn voor interactie en debat tussen de deelnemers. Een goede tactiek om dit slim op gang te brengen, is door vanaf lezing één aan te geven bij de deelnemers dat er (kritische) vragen gesteld mogen worden. Zorg er vervolgens voor dat jij of je medeorganisatoren bij de eerste de beste vraag, hoe simplistisch deze misschien ook is, direct met een antwoord op deze vraag komen. Andere deelnemers zien dan dat er vragen gesteld mogen worden en dat hier ook respectvol en serieus mee omgegaan wordt. Door de kijker en deelnemers serieus te nemen, zul je zien dat jouw webinar een stuk interactiever en beter gaat verlopen.
4. Een online event onder een gespreksleider is geen aanrader
Wil je jouw online evenement geordend en soepel laten verlopen? Zorg er dan voor dat je sowieso zorgt voor een gespreksleider, voorzitter of moderator om de samenkomst goed te leiden. Een voorzitter of hot is cruciaal om de digitale bijeenkomst op het gebied van inhoud, interactie en gezelligheid goed te laten verlopen. Een voorzitter of gespreksleider kan discussies tijdig bijsturen, mensen vragen om verheldering, af en toe een grapje maken en zo de sfeer tijdens een webinar beïnvloeden in positieve zin. Zog daarom voor een goede, professionele, inhoudelijk onderlegde en sociaal vaardige host voor jouw online seminar!
5. Zorg voor een goede techniek qua beeld en geluid
Zonder een online omgeving waar het geluid goed te horen is de beelden scherp zijn, is een webinar gedoemd te mislukken. Wanneer de zaken technisch niet in orde zijn en deelnemers niet alles kunnen horen of niet alles (goed genoeg) kunnen zien, is een online meeting eigenlijk bij voorbaat al mislukt. Zorg er daarom voor dat je een goede ondersteuning gebruikt wanneer je een online conferentie of vergadering gaat organiseren. Je kunt het natuurlijk vanuit het thuiskantoor doen, maar wanneer een professionele uitstraling belangrijk is, is een studio afhuren de moeite waard. We hebben 5 centraal gelegen studio’s op een rij gezet voor ieder budget.
6. Regel een plek met een vaste internetverbinding
Als er iets is dat je bij het organiseren van een webcast of webseminar moet zien te voorkomen, is het wel dat tijdens het online congres de verbinding wegvalt. Wil je deze mogelijkheid zo klein mogelijk houden, zog er dan voor dat je niet (alleen) afhankelijk bent van wifi op de plek waar de uitzending plaatsvindt. Kies voor een vaste internetverbinding en minimaliseer zo het risico op uitval als de wifi ongewilde begint te haperen.
7. Maak de meeting niet te lang en houdt alles bondig en kort
Als deelnemers aan een seminar of een online congres ergens een hekel aan hebben, is het wel aan een spreker of een organisatie die langdradig is en te veel zijn tijd meent te hebben. De deelnemers aan jouw online meeting hebben ook een eigen agenda, en willen gewoon binnen de afgesproken tijd nieuwe kennis opgedaan hebben. En veder willen ze op een normale tijd naar huis kunnen gaan, want oom deze mensen hebben zo hun privéafspraken. Houd hier dus rekening mee en maakt jouw online seminar inhoudsrijk en kader de bijeenkomst qua tijd goed af. Een leuk idee is ook om tijdens de middagpauze een band te laten optreden, wat natuurlijk een sfeerverhogend effect heeft. Hoe je het ook wendt of keert: in dit artikel hebben we je geprobeerd uit te leggen hoe je een goede, leerzame en interessante webseminar kunt organiseren.
Hulp bij het organiseren van een webinar?
Zoek je een professionele host, moderator of spreker voor jouw webinar of heb je hulp nodig bij het organiseren? Neem dan contact op met Remy Gieling. Remy heeft ruim 7 jaar ervaring als presentator voor grote bedrijven als YoungCapital, Accenture en HP. Hij denkt graag met je mee over de beste invulling om jouw doelstelling te behalen. Neem vandaag nog contact op voor een vrijblijvende kennismaking.
